Quali documenti, fatture, bollettini di pagamento vanno conservati e per quanto tempo

Bollette, ricevute e fatture, tutti strumenti che attestano gli avvenuti pagamenti da parte dei cittadini nei confronti di Enti, Agenzie e Stato.
L’attuale legge italiana non impone la conservazione di bollette, fatture, ricevute e ogni genere di quietanza, ma è buona regola tenerle sempre ordinate e conservarle in dei raccoglitori specifici per evitare che i fornitori dei servizi esigano nuovamente il pagamento effettuato precedentemente.

La conservazione è obbligatoria solo per i documenti fiscali fino alla scadenza dei termini per l’accertamento. Quindi possiate immaginare che oltre ad essere una legge è una regola che se seguita vi evita qualunque tipo di problemi. La legge prevede che un particolare diritto, ad esempio il diritto alla soddisfazione di un credito, si estingua in un determinato periodo di tempo. Trascorso questo lasso di tempo il titolare del diritto non può più esercitare tale diritto ed ogni documento in suo possesso diventa praticamente inutile e non valido ad alcun fine.

Per quanto tempo conservare documenti, ricevute di pagamento e bollettini ?

Una delle domande che più spesso ci si pone è: per quanto tempo dovrò conservare una fattura o una bolletta pagate?
Bene, il tempo di conservazione varia in base al tipo di diritto, tenendo presente che qualsiasi tipo di credito viene prescritto entro un tempo massimo di 10 anni.
Ciò significa che passato il lasso di tempo di 10 anni il credito non può più essere fatto valere.
Vi è, comunque, un tempo specifico per ogni tipologia di documento secondo un preciso schema che può essere cosi riassunto:

– ricevute e fatture relative a ristoranti, alberghi e altri tipi di strutture ricettive hanno una durata di conservazione di circa 6 mesi;
– le quietanze dell’assicurazione vanno conservate per un anno intero dalla scadenza salvo diverse disposizioni contrattuali;
– il bollo della vostra auto a 3 anni successivi l’anno in cui il pagamento è stato emesso;
– fatture di fornitori quali ad esempio imprese di servizi e di artigianato oltre i 3 anni;
– fatture e parcelle di professionisti sempre una durata di 3 anni;
– cambiali: vanno conservate per 3 anni dalla data di scadenza;
– ricevute di affitto o di spese relative al condominio nei casi in cui viveste in un palazzo vanno conservate per 5 anni;
– bollette relative alle vostre utenze domestiche: 5 anni;
– le bollette relative ai telefoni mobili vanno conservate per 10 anni dalla data di emissione;
– dichiarazioni dei redditi e ricevute relative a pagamenti di imposte devono essere conservate per 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione;
– ricevute ICI/IMU, multe e contravvenzioni: 5 anni di conservazione;
– il canone Rai va conservato per 10 anni cosi come gli estratti conti bancari;
– gli scontrini di solito per 1 o 2 anni ma possono variare rispetto alla garanzia dell’oggetto che avete acquistato.

Ci sono, inoltre, dei documenti la cui conservazione non ha alcuna scadenza quali ad esempio gli atti di compravendita, atti matrimoniali, diplomi di scuola, referti medici e specialistici, sentenze di tribunali e ogni genere di documento che abbia queste caratteristiche.
Ricordiamo, inoltre, che le ricevute dei versamenti all’INPS devono sempre essere opportunamente conservate e custodite per evitare ricerche laboriose e snervanti riguardanti la propria anzianità lavorativa.
La legge prevede anche che, in sostituzione dei documenti cartacei, la documentazione stessa possa essere non solo ricevuta, ma anche conservata mediante strumenti informatici.
I documenti ottenuti in questo modo devono essere conservati mediante delle tecniche specifiche di archiviazione che ne garantiscono l’inalterabilità e, soprattutto, la data certa.

Nel caso in cui voleste una copia cartacea basta rivolgersi all’ente pubblico o privato al quale abbiate emesso la fattura il quale provvederà a spedirvi tramite i servizi postali la documentazione richiesta.
Nel caso in cui abbiate effettuato un pagamento in Banca potrete rivolgervi direttamente all’istituto di credito che, per legge, è tenuto alla conservazione di tutti i movimenti e la documentazione di ogni singolo utente. Per i versamenti di contributi è possibile verificarne l’esistenza tramite il cosiddetto cassetto previdenziale accessibile online sul sito dell’INPS. Per i versamenti di imposte, infine, potrete consultare il cassetto fiscale tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate. Queste procedure possono essere effettuate anche da un intermediario abilitato.