A partire dal 31 Marzo 2015 i fornitori delle Pubbliche Amministrazioni sono obbligati a emettere, trasmettere e conservare le fatture ad esse rilasciate nel formato e secondo le modalità digitali previste dalla normativa.

Il decreto interministeriale numero 55 del 3 Aprile 2013 ha dettato per primo le regole in materia, fissando contestualmente al 6 Giugno 2014 l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, inizialmente soltanto verso i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti previdenziali. Successivamente l’obbligo è stato esteso alle fatture emesse verso tutti gli altri soggetti della Pubblica Amministrazione.

L’istituzione della fatturazione elettronica verso le PA ha permesso di adottare un efficiente sistema di monitoraggio e di razionalizzazione della spesa pubblica, ha comportato un notevole risparmio sulle spese collegate al supporto cartaceo (stampa, inchiostro e spedizione) e costituisce tuttora per i fornitori una forte spinta verso l’innovazione nei sistemi di gestione della contabilità.

Come funziona la fatturazione elettronica: le basi

Obblighi per le PA

Le PA sono tenute a inserire nell’indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA) i dati anagrafici dei propri uffici abilitati a ricevere fatture; a ciascuno di essi viene poi assegnato un codice univoco che può essere pubblicamente consultato sul sito www.indicepa.gov.it. Esso deve obbligatoriamente essere indicato nella fattura e per questo motivo le PA hanno l’obbligo di comunicarlo al fornitore che la deve emettere, che comunque può anche consultare liberamente l’iPA per ricavarlo per conto suo e per acquisire anche gli altri dati necessari per compilare la fattura (partita IVA, indirizzo e tutti i dati rilevanti ai fini fiscali).

Obblighi per i fornitori

I fornitori delle PA dovranno dotarsi di firma digitale, che è l’equivalente elettronico della firma classica che viene apposta su carta. La firma digitale garantisce ai documenti sui quali viene apposta l’autenticità della loro origine e l’integrità del loro contenuto.  Ciascun cittadino o impresa può richiederla ai certificatori accreditati o alla propria Camera di Commercio.
Successivamente, i fornitori dovranno adeguare i propri sistemi contabili per emettere fatture elettroniche o, alternativamente, rivolgersi agli intermediari accreditati che forniranno gli strumenti per la produzione, trasmissione e conservazione delle fatture. Le Camere di Commercio, ad esempio, mettono a disposizione delle piccole e medie imprese un servizio per la gestione della fatturazione elettronica, con istruzioni per la compilazione e la trasmissione delle fatture. Un servizio simile viene fornito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze alle piccole e medie imprese registrate al Mercato Elettronico della P.A. (MePA), attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi a valori inferiori alla soglia comunitaria.

Cos’è la fatturazione elettronica e cosa sapere

La fatturazione elettronica è un sistema che consente di emettere, trasmettere e conservare le fatture rilasciate alla PA nel solo formato digitale, con abbandono totale dell’uso dello strumento cartaceo.
Il formato digitale in cui devono essere prodotte la fatture si chiama XML, linguaggio informatico ormai diventato uno standard, che consente di abbinare ai dati la loro descrizione, in modo da attribuire a ciascuna informazione contenuta il suo significato univoco e corretto.
Il fornitore compila la fattura in questo formato, immettendo i dati fiscali fondamentali e il codice univoco dell’ufficio ricevente e poi appone la sua firma digitale che garantisce la PA sull’origine dell’emissione. La fattura viene poi trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) nazionale (http:\\fatturapa.gov.it), che controlla che i dati inseriti siano completi e nel formato richiesto e provvede a trasmetterli alla PA interessata usando il codice univoco dell’ufficio destinatario. L’Amministrazione, effettuate le necessarie verifiche, può effettuare quindi il pagamento del proprio fornitore.

I dati in possesso del Sistema di Interscambio vengono usati dalla Sogei S.p.A., che ha l’incarico di gestirlo, per monitorare le spese della Pubblica Amministrazione e per fornire gli strumenti statistici necessari al governo per razionalizzare la spesa pubblica.
Le fatture così emesse dovranno essere conservate nel tempo attraverso un sistema che ne garantisca l’autenticità, la leggibilità e la reperibilità, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale all’art. 44.
L’Agenzia per l’Italia Digitale gestisce l’elenco dei conservatori e stabilisce le modalità con le quali va garantita la conservazione.