La fattura è un documento obbligatorio che attesta la vendita di beni o la prestazione di determinati servizi e che deve contenere tutti i dati riguardanti sia la merce, sia gli attori della compravendita.
Deve essere emessa dal venditore o dal prestatore d’opera nel giorno stesso in cui è avvenuta la transazione oppure in un secondo tempo (entro il giorno 15 del mese successivo).
La legge non prescrive indicazioni particolari riguardo al modulo da utilizzare (carta intestata o no) e anche la compilazione può essere effettuata a mano o meccanizzata, tuttavia vi sono molti dati che devono comparire obbligatoriamente nel documento fiscale.
Solitamente si identificano in una fattura due parti ben distinte: una descrittiva e una tabellare.
Nella prima parte vanno innanzitutto immessi i dati riguardano colui che emette la fattura qualora non si usi carta intestata; quindi devono comparire nome e cognome e/o la ragione sociale del venditore, l’indirizzo, il codice fiscale e/o la partita IVA e il numero di iscrizione al Registro delle Imprese.
Si appone poi la data che deve essere quella del giorno della compilazione e non quella del giorno in cui è avvenuta la vendita e a seguire tutti i dati che riguardano il compratore anche nel caso sia un privato.
Sulla fattura vanno riportati anche gli estremi che riguardano il pagamento, bisogna indicare se è già avvenuto, se avverrà al ricevimento della fattura o se è dilazionato, inoltre si deve specificare anche il mezzo utilizzato (contanti, assegno bancario o postale, cambiale).
Sempre nella parte descrittiva devono apparire anche i termini della consegna con l’indicazione di chi se ne occuperà (corriere o uno dei due contraenti) e se le spese di trasporto sono a carico del compratore, del venditore o vengono anticipate da lui.
Nella parte tabellare della fattura trovano posto invece tutte le informazioni e gli importi che riguardano la merce e il calcolo dell’IVA.
Si devono indicare il numero degli oggetti venduti, la loro descrizione, il prezzo unitario e quello complessivo e l’aliquota IVA a cui sono sottoposti.
Nello stesso documento possono apparire merci soggette ad aliquote diverse.
Se la consegna e/o il trasporto viene effettuato dal venditore dietro il pagamento di un compenso, anche questo importo deve figurare nell’elenco delle merci e andrà anch’esso a formare la base imponibile.
Si procede poi a sommare le varie cifre presenti in fattura, se tutte le merci sono soggette alla medesima aliquota IVA si avrà un solo totale che rappresenta la base imponibile, se invece le aliquote sono più di una occorre fare più di una somma per ottenere le diverse basi imponibili (in Italia le aliquote sono 3).
Si procede poi al calcolo dell’imposta (base imponibile per l’aliquota) e se ne indica l’importo che dovrà essere sommato al valore della merce.
Quella somma di solito rappresenta il totale della fattura e quindi quanto dovuto dal compratore, tuttavia può accadere che questi abbia chiesto al venditore di anticipare alcune spese per suo conto (ad esempio il costo per un corriere) e chiaramente queste cifre andranno rimborsate. Il loro importo viene addebitato sul totale della fattura e dovranno essere documentate da un’altra fattura emessa dal trasportatore.
