Far funzionare un ufficio non e’ sicuramente cosa semplice. A dimostrarlo i tanti professionisti e consulenti che si moltiplicano per poter aiutare le aziende che devono organizzarsi in tal senso.
Per la migliore ottimizzazione di un ufficio, oltre ad affidarsi a figure esterne, però, ci si può anche gestire autonomamente, partendo da alcune regole base dettate da esperienza e buon senso.
Vediamole insieme.
Come organizzare il nostro ufficio
Come dicevamo, osservando alcune linee base, si puo’ riuscire nel proprio intento anche senza esborsare grosse somme.
Il primo passo, per quanto sia difficile, e’ quello di scegliere le persone giuste, ovvero la risorsa umana che gestira’ lo stesso. Scegliere sempre persone fortemente motivate e professionali; di solito la persona giusta e’ sempre diversa dal solito schema di segretaria efficiente che abbiamo in testa: scegliere a prescindere dall’aspetto fisico, la precisione e’ fondamentale, ma ricerchiamo anche creativita’ e flessibilita’ che non guastano mai.
Il secondo passo e’ scegliere un locale: la luce al primo posto, ampie finestre, ampio respiro. E perche’ no un po’ di musica in sottofondo, fa lavorare piu’ tranquilli e sereni.
Per quanto riguarda l’arredamento non è necessario investirci somme spropositate, sarà sufficiente disporre di mobili funzionali e postazioni confortevoli, scegliendo uno stile sobrio e lineare.
Regola di base e’ tenere un bell’archivio. Si puo’ fare si elettronico, scansionando i documenti, ma conviene anche tenere un archivio cartaceo consultabile in maniera pratica ed efficiente.
Puntare sulla qualita’ e spendere un po’ piu’ di soldi sul software, vi fara’ risparmiare poi tempo e denaro. Affidarsi sempre a pacchetti che garantiscono assistenza on line e telefonica e soprattutto nel tempo.
Cosa serve all’ufficio perfetto
Un fax e una buona fotocopiatrice, insieme ad uno scanner, sono sufficienti per poter espletare i principali adempimenti. Ma non puo’ mancare un buon collegamento ad internet ed un programma di gestione di posta elettronica, che ormai sono come il pane per le piccole, medie e grandi aziende.
Per ridurre i costi consiglio vivamente di riciclare faldoni, e carta, e stare attenti ai costi di cancelleria….non sperperare insomma, anche nel rispetto dell’ambiente. Se si ha la possibilita’ di lavorare su turni, e’ adeguato pensare di poter tenere l’ufficio aperto dalle otto di mattina alle otto di sera, bastano 2 persone ed il gioco e’ fatto.
Questo garantira’ un servizio continuativo e sempre presente per i vostri clienti. Raccomando anche di avere uno scadenzario a vista, di quelli tipo lavagna. Funzionano.
Sarebbe meglio poi che i settori siano divisi, tipo acquisti da vendite, amministrazione da segreteria…ma se non si ha la possibilita’, causa mancanza di spazio e personale, va bene anche l’open space, purche’ ci sia rispetto tra le persone che vi lavorano e soprattutto un minimo di tranquillità per ciascuno, altrimenti si rischia troppa confusione.
Non meno importante la giusta attenzione alla comunicazione: cerchiamo di modulare il nostro tono di voce al telefono, di mantenere le scrivanie, per quanto ognuno sia abituato a lavorare in modo soggettivo, in un minimo di ordine e soprattutto di sfoderare sempre un bel sorriso.
Efficienza e’ anche rispetto del lavoro altrui, costanza, motivazione e allegria. Una battuta tra colleghi ogni tanto fa bene all’umore.
Importante e’ anche la postazione: sedia comoda, giusta altezza del video, luce sufficiente, rispettando le regole sulla sicurezza del lavoro.
Ultimo consiglio: colorare le pareti di un bel colore, non troppo forte, ma stimolante: un bell’azzuro calma, ma anche un arancione che scalda ed energizza… Ricordatevi inoltre di fare settimanalmente delle copie dei dati inseriti sul pc. Tenete al sicuro le copie.
Pronti per il vostro ufficio efficiente???
