Un aspetto importante per un buon utilizzo di Access (e programmi di database simili, provenienti anche da suite gratuite come Open Office ) è cercare di creare un lavoro armonico e ben strutturato per poter poi recuperare le informazioni a lavoro finito.
Relazionare tra loro le tabelle fa parte di questo concetto e in questo articolo cercheremo di definire i vari tipi di relazione e come riuscire a gestirli a lavoro finito.
Una volta create le nostre tabelle possiamo definire il il loro rapporto grazie l’utilizzo di query e maschere che daranno indicazioni alle tabelle stesse e ne determineranno il comportamento.
Esistono tre tipi di relazione e nello specifico vengono chiamate:
– Uno a molti
– Molti a molti
– Uno a uno
Ognuna avrà un influenza specifica sulle tabelle in cui effettueremo modifiche. Nella relazione “Molti a molti” ad esempio, potremo permettere a diverse tabelle di interagire e dialogare con più tabelle. In pratica viene definito il numero di tabelle che interagiranno con una o più tabelle.
Per impostare le relazioni, in generale, bisogna utilizzare la finestra “relazioni” o modificando il riquadro “elenco campi”. Potremo inserire record, query e quello che ci serve per poter gestire il nostro database a lavoro ultimato.
E’ importante dire che queste informazioni sono valide per la versione 2007 della suite Microsoft e che quindi, in altri tipi di office, sarà necessario sfogliare la guida utente (anche detta guida online) e cercare le informazioni relative alle relazioni tra tabelle.
Una volta impostate le varie relazioni direttamente o indirettamente, si possono visualizzare in ogni momento. Per fare questo, basta andare sul menu di office, raggiungibile cliccando sul tasto circolare in alto a sinistra e cliccando poi su “Apri”. Qui potremo aprire il nostro database e, nel menu mostra-nascondi sotto la scheda “strumenti database” potremo entrare nel menu delle relazioni.
Queste saranno visibili solo se precedentemente avremo creato delle relazioni altrimenti avremo solo il normale menu “mostra tabella”. Per visualizzarle tutte poi è necessario selezionare “tutte le relazioni”, per quelle nascoste sarà necessario selezionare l’apposita voce e attivarne la visualizzazione.
Potremo cancellare layout, report e tutto quanto fatto in precedenza a seconda delle nostre esigenze. Anche qui vale lo stesso discorso per le tabelle nascoste, che necessiteranno di ulteriore modifica per essere visualizzate nella lista. Per cancellare velocemente una relazione tra tabelle, è sufficiente selezionarla e premere il tasto “Canc” dalla tastiera.
Tutte le funzioni specifiche sono comunque consultabili sulla guida di microsoft richiamabile con la pressione del tasto F1 in qualsiasi momento.
