Molto spesso le aziende non utilizzano completamente le moderne tecnologie della telematica perché temono sia difficile o costoso. Eppure continuano a moltiplicarsi le soluzioni (Google ci provò con “Wave”) che permettono un coworking produttivo a distanza.
In questa guida conosceremo “Quip“.
Del resto il coworking a distanza è diventato sempre più popolare, specialmente con l’avvento di strumenti di collaborazione online appunto come Quip. Quip è una piattaforma di collaborazione che combina documenti, fogli di calcolo e chat in un unico posto, facilitando il lavoro di squadra.
In questo articolo vediamo come puoi implementare il coworking a distanza utilizzando Quip.
Indice Guida Gratis:
Come lavorare in team a distanza con Quip
Iniziamo col dire che Quip rappresenta un app che risulta disponibile per un po’ tutti i device disponibili. È, infatti, disponibile sia per Pc, iOS ) e Android. Dopo l’installazione della soluzione a noi congeniale, creiamo un account e definiamo un gruppo di lavoro: a tal proposito sarà sufficiente sceglire un nome per il gruppo e invitiamo, via mail, coloro che ne dovranno far parte. Ogni utente potrà condividere contenuti dal proprio Pc (max 25 MB), da diversi cyberlocker (GoogleDrive, Dropbox), o da block-notes online (Evernote).
Per lavorare sul contenuto caricato, occorrerà selezionarlo ed aprirlo. In seguito potremo inserirvi “supplementi” (note, immagini, link, tabelle, menzioni), formattarlo, cambiarne lo stile e condividerlo tramite link, mail o sms: la cronologia delle azioni eseguite, inoltre, sarà sempre visibile a sinistra del documento. Quando il documento non servirà più, col tasto destro del mouse ed il menu contestuale, potremo eliminarlo senza problemi.
Se necessario, sarà anche possibile appuntare (icona “pin”) un documento sul Desktop interno (una scrivania virtuale) in modo che risalti ad ogni accesso: in caso contrario, verrà depositato nella cartella “Archivio“.
Oltre alla cartella “Archivio”, per fare ordine, possiamo creare anche altre cartelle, ognuna col proprio titolo e colore identificativo: anche le cartelle sono condivisibili con le stesse modalità dei singoli file che potrebbero contenere.
Il quadro degli strumenti operativi si completa, infine, con un sistema di messaggistica interna che consente di inviare messaggi ai vari membri del team.
Come fare coworking con Quip
Quip si rivela, quindi, un’applicazione molto utile nel favorire l’attività in team, complice, come abbiamo visto, anche le sue tante caratteristiche. Tra le tanti conviene sottolineare:.
- Crea Documenti e Fogli di Calcolo Collaborativi:
- Una volta all’interno di Quip, puoi iniziare a creare documenti e fogli di calcolo.
- Questi documenti possono essere condivisi con tutti nel tuo team o solo con determinate persone.
- Comunicazione in Tempo Reale:
- Ogni documento o foglio di calcolo in Quip ha una chat integrata. Puoi discutere del contenuto del documento in tempo reale con i tuoi colleghi.
- Utilizza la funzione di commento per lasciare feedback o chiedere chiarimenti su parti specifiche di un documento.
- Organizzazione dei Documenti:
- Crea cartelle per organizzare i tuoi documenti in base a progetti o team.
- Utilizza le etichette per categorizzare e ritrovare facilmente i documenti.
- Pianificazione e Task Management:
- Puoi creare checklist e to-do list all’interno dei tuoi documenti Quip.
- Assegna compiti specifici ai membri del tuo team e monitora i progressi.
- Integrazioni:
- Quip si integra con molte altre piattaforme come Salesforce, Slack e altre. Utilizza queste integrazioni per facilitare la collaborazione e aumentare la produttività.
- Accesso Sicuro:
- Assicurati di impostare le autorizzazioni correttamente per i tuoi documenti. Quip offre opzioni per controllare chi può visualizzare, modificare o condividere un documento.
- Formazione e Risorse:
- Familiarizza con le risorse di formazione e i tutorial offerti da Quip. Questo aiuterà te e il tuo team ad adattarvi rapidamente alla piattaforma e a sfruttarne al massimo le potenzialità.
- Feedback e Miglioramenti Continui:
- Mentre ti abitui a lavorare con Quip, raccogli feedback dai tuoi colleghi. Ciò ti aiuterà a identificare aree di miglioramento e a adattare la tua implementazione alle esigenze del tuo team.
- Dai il Benvenuto ai Nuovi Membri:
- Man mano che il tuo team cresce, assicurati di avere un processo in atto per formare e integrare i nuovi membri nel tuo ambiente di coworking a distanza su Quip.
L’implementazione di Quip per il coworking a distanza richiede pianificazione e collaborazione. Ma con un impegno costante e l’utilizzo delle funzioni e delle risorse giuste, puoi creare un ambiente di lavoro efficiente e produttivo per il tuo team, indipendentemente da dove ciascuno si trovi fisicamente.
