Quando si ha la necessità di rivolgersi ad una azienda, per motivi di lavoro o, perché, si ha bisogno di comunicare qualcosa a determinate società, che fanno parte del nostro vivere quotidiano, ad esempio Enel, compagnie telefoniche, etc, occorre scrivere nel modo corretto, utilizzando un tipo di corrispondenza commerciale.
Scrivere una lettera con questa tipologia non è difficile ma, bisogna seguire delle linee guida che comporranno la lettera in tutte le sue parti, collocandone l’intestazione e le diciture, l’oggetto e la stesura della lettera in modo appropriato e la chiusura della stessa impostata correttamente.
1. Sia sul foglio cartaceo che su quello digitale, l’intestazione dell’Azienda o dell’Ente a cui dobbiamo rivolgerci va scritta in alto a destra, utilizzando caratteri maiuscoli per le iniziali del nome.
Ad esempio:
Ditta Frazzino Srl
2. Il nome e l’indirizzo dell’azienda destinataria devono essere precedute dalla seguente dicitura: Spett. (abbreviazione di Spettabile).
Esempio:
Spett. Ditta Frazzino Srl
3. Sotto l’intestazione, lasciando un po di spazio, va scritto il nome della persona che riceverà la lettera all’interno dell’azienda.
Utilizzate sempre la seguente formula: Alla cortese attenzione del/della.
E’ possibile, anche, utilizzare la seguente abbreviazione: C.A o C.Att.ne
4. Il nome del destinatario deve essere preceduto dal titolo.
Esempio:
Dottor Scordia
Igegner Milazzo
Signor Milano
Signora Lucenti
5. Andate a capo, lasciate dello spazio e scrivete l’oggetto, specificando, in una sintesi di poche parole, il motivo della lettera.
esempio:
Oggetto: Rinuncia abbonamento
Oggetto: Disguido ordine
6. Andate, nuovamente a capo e lasciate dello spazio.
Adesso dovete iniziare a scrivere il corpo del testo della lettera, utilizzando anche in questo caso le formule adeguate al vostro caso.
a. In caso generico:
Egr.Sig.
Gent.ma Sig.ra / sig.na
b. Se il destinatario ha un titolo riconosciuto:
Egr. Avv.
Egr. Geom.
Egr Ing.
Egr Arch.
Egr Rag.
7. Se state scrivendo la lettera, in risposta ad una precedentemente comunicazione da tale azienda o, perché, avete già avuto contatti con essa, continuate il corpo del testo, facendo riferimento al motivo della vostra risposta.
Esempio:
In riferimento alla lettera inviatami da Voi
In riferimento ad accordi precedentemente stabiliti
Come anticipato in breve colloquio telefonico
In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del ……….. invio
Usate i pronomi, ad esempio Voi, sempre con lettera maiuscola.
8. Se state scrivendo la lettera per comunicare all’azienda qualcosa, senza aver mai avuto con essa un dialogo a riguardo, utilizzate un altra formula.
Esempio:
In riferimento a quanto in oggetto
Con la presente siamo a comunicarle quanto segue
9. A questo punto scrivete le motivazioni, per estese, che vi hanno spinto a scrivere la lettera.
10. Congedatevi con testuali formule:
– in attesa di una Vostra risposta, porgo cordiali saluti.
– Ringraziandovi anticipatamente per l’attenzione da Voi dimostratami, porgo cordiali saluti.
11. Per chiudere, se avete inviato allegati, specificare il numero delle pagine, in modo che possano essere verificate dal destinatario, ed andate a capo lasciando dello spazio.
In basso a sinistra inserite luogo e data
A destra la vostra firma
