Come stampare etichette

Immaginate di dover realizzare un invito per una festa o un ricevimento da inviare un buon numero di persone. Una comunicazione da spedire a più persone o più semplicemente un elenco di indirizzi.
Esiste un metodo semplice e relativamente veloce per creare e stampare del testo e un elenco dei destinatari. E’ una funzione presente nei più importanti software di videoscrittura ed automatizza questo lavoro agevolandoci non poco attraverso dei semplici passaggi. In Word è nota con il nome di stampa unione.
Il primo dei passaggi sarà ovviamente creare un documento di testo contenente tutte le informazioni che vogliamo inviare. Il secondo consiste nella realizzazione di una lista di destinatari solitamente chiamata Origine Dati, personalizzabile a seconda delle esigenze, attraverso tre differenti metodi: caricare un documento precedentemente creato con altri programmi come fogli di calcolo o database, importare le informazioni dalla rubrica del nostro client di posta elettronica o realizzarlo ex novo.
Stabiliti i due passaggi principali analizziamo la procedura vera e propria da seguire per creare la Stampa Unione: dal menù Strumenti presente nel documento di testo, selezionare Stampa Unione.
A questo punto bisogna scegliere il file di testo da usare (in questo caso sarà quello corrente, ma possiamo crearne uno nuovo se iniziamo il lavoro da un documento di testo in bianco), la tipologia del documento (lettera o email) e l’origine dei dati creata con uno dei tre metodi precedentemente descritti. L’elenco creato ex novo può essere salvato per successivi e futuri utilizzi.
Ora non resta che unire il testo agli indirizzi e cliccare su ok per la conferma. Il documento è così pronto per essere stampato. Prima di dare l’ultimo e definitivo OK bisogna ovviamente scegliere la stampante, selezionare l’opzione di stampa etichette e se queste ultime hanno delle dimensioni personalizzate, cliccare su dettagli ed inserire larghezza e altezza delle stesse.
Il metodo stampa unione è tipico di Microsoft Word, ma esiste la stessa funzionalità anche in Open Office. La procedura è identica, cambia solo il nome dei comandi da eseguire a cominciare da quello principale che è Stampa guidata in serie.
Quanto fin qui descritto è solo in apparenza complicato, ma seguendo quanto indicato nelle voci di menù risulta tutto agevole ed intuitivo.
Il vantaggio principale è ovviamente quello di non dover utilizzare altri programmi per creare le etichette, sfruttando quindi un pacchetto software che bene o male è sempre presente su un computer. Nel caso di Open Office c’è l’ulteriore vantaggio di usufruire di un programma gratuito. Non credo ci siano svantaggi di alcun tipo, salvo quello di dover prendere un po’ di manualità prima di ottenere degli ottimi risultati, ma questo vale per qualsiasi programma.