Un database è un insieme di dati, strutturato in modo tale da consentire l’accesso e la gestione delle informazioni memorizzate. I dati sono generalmente organizzati in modo logico all’interno di “tabelle”, in cui ogni riga prende il nome di campo (o record, in inglese). Generalmente la parola “database” viene usata impropriamente in riferimento al database management system (DBMS), ossia il software che permette la creazione e la successiva gestione del database.
Proprio nella categoria dei RDBMS, ossia nei Relational Database Management Systems, si trova Microsoft Access, che fa parte del pacchetto Microsoft Office Professional.
Questo RDBMS può utilizzare qualsiasi database in formato compatibile ODBC (Access/Jet, SQL Server, Oracle). La struttura di salvataggio è proprio quella relazionale: è possibile immagazzinare i dati in tabelle composte da record contenenti informazioni distinte per campi. Nel caso in cui una sola tabella non bastasse, è possibile collegare tra loro più tabelle attraverso quelle che vengono chiamate “relazioni”.
Prima della creazione di un nuovo database bisogna tener conto dello scopo del database e del tipo di utenti che lo utilizzeranno: si deciderà così quali report fornire e quali query rendere più rapide.
Grande importanza riveste, inoltre, la progettazione delle maschere grafiche, ossia quelle che sono le vere e proprie interfacce tra gli utenti e il database.
Per la creazione di un nuovo database in Access si possono seguire diverse strade, dipendenti dalla versione del programma installata sul computer. Di seguito, verranno illustrati alcuni metodi, così da chiarire il procedimento da seguire nella creazione di un nuovo database.
Utilizzare la “Creazione guidata Database”: questa è la via più semplice, permette anche agli utenti meno esperti di creare database in modo veloce. Tuttavia, non è possibile una grande personalizzazione del database. La procedura è la seguente:
– fare click su “nuovo” all’interno della barra degli strumenti;
– all’interno di “Modelli” fare clic su “In questo computer”;
– cercare, all’interno della scheda “Database”, il tipo di database che si desidera creare, quindi cliccare su “ok”;
– la procedura guidata chiederà, infine, dove si vuole salvare il file e continuerà a raccogliere le informazioni necessarie alla creazione del database.
Creare un database utilizzando un modello: sempre ripetendo liter utilizzato per la creazione mediante procedura guidata, si sceglie però un modello specifico all’interno di “modelli”, dalla finestra di creazione file. In questo modo sarà possibile avere un database maggiormente personalizzabile partendo da uno schema già presente all’interno del programma, senza comunque dover creare tutto da zero.
Se si utilizza Access 2003, si possono trovare altri modelli sul sito ufficiale Microsoft.
Importazione dei dati da un file esistente, come ad esempio un documento Excel: se i dati sono già salvati utilizzando un formato diverso, come ad esempio un foglio di calcolo Microsoft Excel, bisogna comunque creare un nuovo database all’interno di Access. Sarà poi possibile importare o collegare il foglio di calcolo ad una tabella all’interno del database appena creato.
